LIBRO DIARIO

LIBRO DIARIO

-    Es un libro obligatorio, principal y de primera entrada o cronológico.

-    En él las operaciones se asientan día por día (en forma cronológica) y según el orden en que se vayan efectuando. (O mediante asientos resúmenes, si existen subdiarios). Se dice que es un libro de operaciones.

-    Según el Código de Comercio, debe llevarse encuadernado, foliado y rubricado, pero por la Ley 19 550 las sociedades comerciales pueden solicitar la utilización de medios electrónicos, magnéticos o computarizados, llegando incluso a reemplazar la impresión por la grabación en medios ópticos (cds no regrabables, por ejemplo).

-    Cada registración se llama asiento, y contiene al menos una cuenta debitada y otra acreditada.

-    Para registrar transacciones o hechos en el libro Diario, basta con seguir cuatro pasos:

I)     Identificar la transacción o el hecho y sus datos, según los comprobantes (original de factura ’ compra; duplicado de factura ’ venta; original de recibo ’ pago…).

II)   Especificar cada una de las cuentas afectadas por la transacción o el hecho y clasificar cada cuenta según su naturaleza (activo, pasivo, patrimonio neto, resultado positivo, resultado negativo).

III)  Determinar si la transacción o el hecho aumenta o disminuye cada una de las cuentas. Emplear los principios de la partida doble para determinar si se deben debitar o acreditar (aumento de activo ’ debe; disminución de activo ’ haber; aumento de pasivo ’ haber…).

IV)  Registrar la transacción o el hecho en el Diario, haciendo una breve explicación del asiento (concepto). Se acostumbra –aunque no es obligatorio– anotar primero el lado del debe (cuentas debitadas) y después el lado del haber (cuentas acreditadas).

Estos cuatro pasos se siguen tanto en un sistema manual como en uno computarizado. No obstante, si estamos usando una computadora, por lo general, la registración se efectúa por código de cuenta y, a continuación, el nombre de cuenta aparece automáticamente.


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PARTIDA DOBLE

Es un método balanceante por el que, para registrar contablemente una operación, se realiza al menos una anotación en el debe y otra en haber y el total de estos (debe y haber) debe ser igual. Se basa en los fundamentos de la ecuación patrimonial o contable básica o estática (A = P + PN).

Se conoce también como método veneciano o italiano, porque los mercaderes de Venecia fueron los primeros en utilizarla. Hacia 1494 el fraile franciscano Luca Pacioli lo explica en su obra Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalità.

Principios de la partida doble

LIBROS DE COMERCIO

Son aquellos donde se llevan a cabo las diversas registraciones contables.

Sirven: (a) como constancia escrita de los actos de la empresa, (b) como registro de la composición y variación del patrimonio, (c) para transcribir los estados contables (informes sintéticos que prepara la contabilidad) y (d) permitir el cumplimiento de obligaciones fiscales.

Tienen que estar, es decir, se los debe llevar: (a) encuadernados (hojas fijas, no sueltas), (b) foliados (cada hoja numerada) y (c) rubricados (habilitados por el Juez de Comercio, con nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del número de hojas que contenga).

Respecto de la forma de registrar en ellos, está prohibido: alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones; dejar blancos o huecos; hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas (las equivocaciones y omisiones se salvan por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierte la omisión o el error); tachar asientos; mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.

De no respetarse lo anterior, los libros pierden valor en juicio en favor del comerciante a quien pertenecen, siendo esa la principal ventaja de llevarlos correctamente.

Deben conservarse por diez años desde el cese del negocio, junto con la documentación respaldatoria.

(Arts. 43 a 67, Cód. Com.).

Para que las sociedades comerciales puedan llevarlos por medios mecánicos, electrónicos u otros e imprimirlos en hojas móviles (luego encarpetadas -cosidas o pegadas- y foliadas) o incluso almacenarlos en medios como discos ópticos o cedés no regrabables sin imprimirlos, se requiere dictamen o informe de contador público y autorización de la autoridad de contralor (Dirección de Inspección de Personas Jurídicas / Registro Público de Comercio). (Art. 61, Ley 19 550).

Libros obligatorios o indispensables

El Código de Comercio establece como libros obligatorios o indispensables: (1) el Diario y (2) el de Inventarios y balances.

·       Diario: En él se registran las operaciones mediante asientos en forma cronológica y en el orden en que van ocurriendo (día a día o mensualmente -mediante asientos resúmenes-).

o   Asientos simples: Intervienen dos cuentas. Una con importe en el debe y otra, en el haber.

o   Asientos compuestos: Intervienen más de dos cuentas.

·       Inventarios y balances: Se inicia con la composición y valoración detallada del patrimonio de la empresa (inventario inicial). Posteriormente básicamente se anotan los inventarios de cierre (composición y valoración detallada del patrimonio al cabo de un período) y se transcriben los estados contables. Es el único que actualmente no puede ser llevado por medios mecánicos, electrónicos u otros (debe estar encuadernado, foliado y rubricado).

Libros no obligatorios

El sistema contable los emplea para un mejor funcionamiento, pero no son exigidos particularmente por el Código de Comercio. La empresa puede tener tantos como desee y le sean convenientes o como sean necesarios para determinadas actividades.

Cabe destacar que, si bien el Código de Comercio prevé las formalidades de encuadernación, foliación y rúbrica especialmente para los libros indispensables, extiende las prohibiciones detalladas a los libros auxiliares.

Un libro no obligatorio, pero de considerable importancia, es el Mayor.

·       Mayor: Registro sistemático que tiene habilitada una hoja o una ficha para cada cuenta, donde figuran los elementos de la misma (nombre, fecha, detalle, debe, haber y saldo) y que se realiza a partir de las registraciones (asientos) del libro Diario. Tiene por finalidad mostrar los movimientos y el saldo de cada una de las cuentas utilizadas en el libro Diario.

Los aplicativos contables han automatizado los «pases» al mayor y la posterior preparación del balance de comprobación de sumas y saldos.

Libros principales y libros auxiliares

Los libros principales, dado su contenido global y sintético (nuclean toda la información contable relevante, en forma resumida), son el Diario, el Mayor y el de Inventarios y balances.

Los restantes se consideran auxiliares; poseen contenido parcial –se refieren a determinados temas solamente- y detallado; ejemplo: Subdiario de ventas, libro Bancos, Submayor de clientes, etc.

CUENTAS

Cuenta: Concepto

Es la herramienta que emplea la contabilidad para representar el patrimonio y sus variaciones, permitiendo agrupar elementos homogéneos o con la misma función y hechos del mismo tipo.

El concepto de cuenta es básico en nuestra disciplina, a tal punto que da origen a su nombre.

Plan de cuentas

Es el listado sistemáticamente organizado de todas las cuentas que se emplean en la contabilidad de la empresa.

Cada empresa prepara su propio plan según sus necesidades y deberes de información, y lo adecua a medida que se presentan cambios.

Manual de cuentas

Es el instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y créditos, qué representa su saldo, y otros datos que sirven para el funcionamiento del sistema de información contable del ente.

Al igual que el plan de cuentas, cada ente elabora su propio manual.

Representación de la cuenta

Hay varias formas de representar la cuenta; veremos dos de las más comunes: la T y la ficha.

T:

Debe	Nombre				Haber
Suma deudora		Suma acreedora
Saldo deudor

Ficha de tres columnas:

Nombre
Fecha	Detalle	Debe	Haber	Saldo

Ficha de cuatro columnas:

Nombre
Fecha	Detalle	Debe	Haber	Saldo deudor	Saldo acreedor

Elementos de la cuenta

1.    Nombre: Denominación representativa del contenido.

2.    Fecha: De la operación o hecho en que la cuenta interviene.

3.    Detalle de dicha operación o hecho.

4.    Parte numérica: Importes.

4.1.  Debe: Columna de la izquierda.

4.1.1.    Débito: Cada una de las anotaciones en el debe.

4.1.2.    Debitar: Hacer una anotación en el debe.

4.2.  Haber: Columna de la derecha.

4.2.1.    Crédito: Cada una de las anotaciones en el haber.

4.2.2.    Acreditar: Hacer una anotación en el haber.

4.3.  Saldo: Diferencia entre el debe y el haber. Puede ser:

4.3.1.  Saldo deudor: El total del debe es mayor que el del haber.

4.3.2.  Saldo acreedor: El total del debe es menor que el del haber.

4.3.3.  Saldo nulo (cuenta saldada): El total del debe es igual al del haber; el saldo es cero.

Clasificación según su naturaleza

1.    Cuentas patrimoniales:

1.1.  De activo (bienes y derechos de la empresa).

1.2.  De pasivo (deudas contraídas por la empresa).

1.3.  De patrimonio neto (capital y resultados acumulados).

2.    Cuentas de resultados:

2.1.  De resultados positivos (ingresos y ganancias).

2.2.  De resultados negativos (gastos y pérdidas).

Las clases de cuentas, sus movimientos y sus saldos

Cuentas patrimoniales:

·       Las cuentas de activo se debitan cuando aumentan y se acreditan cuando disminuyen; tienen saldo deudor o están saldadas.

·       Las cuentas de pasivo y de patrimonio neto cuando disminuyen se debitan y cuando aumentan se acreditan; tienen saldo acreedor o están saldadas.

Cuentas de resultados:

·       Las cuentas de resultado negativo se debitan.

·       Las cuentas de resultado positivo se acreditan.

Principales cuentas: análisis de cada una

Las cuentas se escriben con mayúscula y, en lo posible, sin abreviar; no obstante, se pueden utilizar abreviaturas conocidas.

1.  De activo (bienes y derechos de la empresa; saldo deudor; aumentan por el debe y disminuyen por el haber):

·       Caja: Dinero en efectivo (pesos en monedas y billetes) en la empresa (o ente, en general). (*)

·       Valores a depositar: Cheques al día (también llamados comunes o corrientes) recibidos de terceros.

·       Banco XX cuenta corriente: Dinero (pesos) depositado en una cuenta corriente en el banco XX. Este tipo de depósitos no genera intereses.

·       Banco XX caja de ahorro: Dinero (pesos) depositado en una caja de ahorro en el banco XX. Este tipo de depósitos permite obtener un interés reducido.

·       Banco XX plazo fijo: Dinero (pesos) depositado en un plazo fijo en el banco XX. El plazo fijo es una inversión que supone dejar dinero depositado en el banco durante cierto tiempo (y no extraerlo) a fin de obtener intereses (mayores que los de la caja de ahorro).

·       Deudores por ventas: Sumas a cobrar (derechos) a los compradores o clientes a quienes les vendimos mercaderías a crédito en cuenta corriente (de palabra, a plazos –30, 45, 60, 90, 120… días–, sin documentar); se trata de créditos (cuentas a cobrar) por ventas de mercaderías sin documentar (sin pagaré u otro documento similar mediante).

·       Deudores varios: Sumas a cobrar (derechos) a quienes les vendimos bienes que no son mercaderías, a crédito en cuenta corriente (de palabra, a plazos –30, 45, 60, 90, 120… días–, sin documentar), o que nos deben de palabra por otros conceptos (sin pagaré u otro documento similar mediante).

·       Valores diferidos a depositar: Cheques de pago diferido recibidos de terceros. Se trata de una cuenta a cobrar, puesto que el cheque de pago diferido es un instrumento de crédito (hay que esperar para cobrarlo).

·       Documentos a cobrar: Pagarés a cobrar (derechos) que nos firmaron compradores, clientes u otros deudores. Se emplea en las ventas a crédito documentados y también cuando el comprador, cliente o deudor nos documenta su deuda en cuenta corriente (en este último caso, reemplazamos Deudores por ventas o Deudores varios por Documentos a cobrar). Son cuentas a cobrar documentadas mediante pagaré.

·       Mercaderías: Bienes o artículos de la empresa para la reventa.

·       Muebles y útiles: Bienes muebles (escritorios, sillas, mesas, sillones, máquinas de escribir, teléfonos, etc., y otros que pueden ser trasladados fácilmente, salvo los equipos de computación) propios de la empresa destinados al uso.

·       Equipos de computación: Computadoras, escáneres, impresoras, módems, parlantes de PC, etc., que la empresa utiliza en su actividad principal.

·       Instalaciones: Bienes adheridos a un edificio que posee la empresa para su uso (aires acondicionados, ventiladores de techo, calefactores, estanterías fijadas a la pared, carteles luminosos…).

·       Maquinarias: Máquinas de la empresa utilizadas en su actividad principal (tornos, soldadoras, compresores, etc.; empaquetadoras, hornos, mezcladoras, batidoras; etc.).

·       Rodados: Vehículos (autos, camiones, camionetas, motos…) que posee la empresa para su uso.

·       Terrenos: Terrenos de propiedad de la empresa destinados al uso; no se deprecian.

·       Edificios: Construcciones (locales, departamentos, casas, etc.) de propiedad de la empresa para su uso.

o   Los muebles y útiles, los equipos de computación, las instalaciones, las maquinarias, los rodados y los edificios se deprecian (pierden valor por el paso del tiempo y otras causas).

(*) Siguiendo un criterio amplio, concordante con políticas empresarias por las que los cheques recibidos suelen ser endosados para hacer pagos a terceros, la cuenta Caja de algunos planes de cuentas agrupa, además de dinero en efectivo, cheques al día y giros recibidos de terceros. Aclaramos que utilizaremos el criterio restringido, que denomina Caja solamente al efectivo (pesos) en la empresa.

2.  De pasivo (deudas, compromisos, obligaciones; saldo acreedor; aumentan por el haber y disminuyen por el debe):

·       Proveedores: Sumas a pagar (deudas) por haber comprado mercaderías a crédito en cuenta corriente (de palabra, a plazos –30, 45, 60, 90, 120… días–, sin documentar).

·       Acreedores varios: Sumas a pagar (deudas) por haber comprado bienes que no son mercaderías a crédito en cuenta corriente (a plazos –30, 45, 60, 90, 120… días–, sin documentar), o por otros motivos. Se trata de cuentas a pagar por motivos diversos, distintos de las compras de mercaderías a crédito en cuenta corriente.

·       Obligaciones a pagar: Pagarés que firmamos y que debemos abonar (deudas documentadas). Se emplea en las compras a crédito documentados y también cuando documentamos deudas en cuenta corriente anteriores (en este último caso, reemplazamos Proveedores o Acreedores varios por Obligaciones a pagar).

·       Valores diferidos a pagar: Cheques de pago diferidos propios, esto es, firmados y entregados por nosotros. Se trata de una deuda, puesto que el cheque de pago diferido constituye un instrumento de crédito. Para cobrarlo, nuestro proveedor o acreedor deberá esperar hasta la fecha de pago consignada en el documento; mientras tanto, subsiste nuestro compromiso de pago para con aquel.

3.  De patrimonio neto (capital y resultados acumulados; saldo acreedor; aumentan por el haber y disminuyen por el debe):

·       Capital: Total de los aportes hechos al ente por el dueño o los socios (o equivalentes).

·       Resultado del ejercicio: Ganancia o pérdida neta del ejercicio. La utilizaremos en el asiento de cierre de cuentas patrimoniales, en el de refundición de cuentas de resultados y en el de apertura. (Lo veremos más tarde).

4.  De resultado positivo (ingresos y ganancias, lo positivo u obtenido; saldo acreedor; aumentan por el haber y disminuyen por el debe):

·       Ventas: Ingresos por ventas de mercaderías; es la principal cuenta de resultado positivo en una empresa comercial.

·       Descuentos obtenidos: Descuentos conseguidos en las compras; rebajas por pago en efectivo o anticipado.

·       Intereses positivos: Recargos por ventas a crédito (intereses comerciales) y por depósitos a plazo fijo o en caja de ahorro (intereses bancarios).

·       Alquileres positivos: Ingreso por el alquiler de bienes propios de la empresa.

5.  De resultado negativo (gastos y pérdidas, lo negativo, cedido u otorgado; saldo deudor; aumentan por el debe y disminuyen por el haber):

·       Costo de mercaderías vendidas (CMV): Costo de las mercaderías que vendimos; este gasto da lugar a la principal cuenta de resultado negativo en una empresa comercial.

·       Gastos de administración: Gastos de oficina (papel, biromes, papelería de poco valor y en cantidades reducidas, etc.).

·       Gastos generales: Gastos menores, de diversa naturaleza y, usualmente, de escaso monto (artículos de limpieza, gastos atípicos no clasificados y de reducido importe, etc.).

·       Descuentos otorgados: Descuentos hechos a los compradores o clientes por compra al contado o pago anticipado.

·       Intereses negativos: Recargos que nos efectúan los proveedores o acreedores por compras a crédito; también corresponden por préstamos de dinero que tomamos.

·       Alquileres negativos: Alquiler de bienes de terceros que la empresa contrata y utiliza.

·       Luz y gas: Gastos correspondientes a dichos conceptos.

·       Teléfono e Internet: Gastos correspondientes a dichos conceptos.

·       Impuestos, tasas y contribuciones: Gastos correspondientes a dichos conceptos (impuesto inmobiliario, impuesto sobre los ingresos brutos, tasa de comercio, etc.).

·       Sueldos y jornales: Remuneraciones del personal de la empresa.


FUNCIONAMIENTO DE LAS CUENTAS