Podríamos conceptualizar la contabilidad como una disciplina o rama del conocimiento que, sobre la base del procesamiento de datos referidos a operaciones y otros hechos económicos, brinda información útil para la toma de decisiones sobre la situación patrimonial, económica y financiera de un ente, permitiendo, además, el control de este y el cumplimiento de determinadas exigencias legales.
• Patrimonial: Bienes, derechos y deudas.
• Económica: Ganancias y pérdidas, ingresos y gastos.
• Financiera: Fondos y capacidad para afrontar deudas o compromisos.
• ¿De dónde provienen los datos que se procesan?... De los documentos o comprobantes respaldatorios.
• ¿En dónde se procesan?... En los libros y demás registros contables; hoy día, con ayuda de la informática.
• ¿Cuál es el producto de este proceso?... Diferentes informes contables.
El sujeto de la contabilidad: el ente
La contabilidad se refiere siempre a un sujeto que, que por amplitud de formas, objetos y objetivos, denominamos simplemente ente.
En general, ente es todo lo que es, existe o puede existir. Pero, en contabilidad, este término alude a una persona física o jurídica, o a un grupo de ellas, que, mediante la utilización de bienes económicos en un objeto determinado, persigue el logro de cierto objetivo, diferenciándose de su o de sus propietarios, asociados o integrantes.
· Persona: Es todo ente susceptible de adquirir derechos y contraer obligaciones (Cód. Civil).
o Persona de existencia visible o física: El ser humano individualmente considerado.
o Persona de existencia ideal o jurídica: Aquellas que no son personas de existencia visible, sino que resultan una creación (ficción) de la ley; p. ej.: un club deportivo, una sociedad comercial, una sociedad civil, el Estado, la Iglesia, etc.
Una persona física y una persona jurídica pueden participar en la propiedad de uno o varios entes. Sin embargo, todos estos serán entes distintos entre sí –no se confundirán con sus propietarios-, tendrán un patrimonio particular y cada uno deberá llevar una contabilidad separada.
· Bienes económicos: Son los recursos materiales (dinero, mercaderías, maquinarias, etc.) e inmateriales (derechos, patentes de invención, marcas, etc.) con que cuenta el ente para operar. Para ser reconocidos por el sistema contable, deben tener valor económico susceptible de ser medido objetivamente (es decir, expresable en términos pecuniarios –en dinero-) y ser de propiedad o estar en tenencia del ente, pudiendo controlar los beneficios que generan.
· Objeto: Representa la actividad que desarrolla el ente para alcanzar su objetivo. P. ej.:
o De producción o industrial: Extracción o elaboración de bienes, que se venden en un estado distinto al inicial. P. ej.: actividad agropecuaria, minera, fabril (dulcería, panadería, constructora…), etc.
o Comercial: Compra y venta de bienes en el mismo estado. P. ej.: supermercado, farmacia, librería…
o De servicios: Generación de actividades que son en sí mismas el producto ofrecido a la venta. P. ej: servicios de limpieza, de gestoría, jurídicos, contables, etc.
o Otros: Fines culturales, religiosos, asistenciales, deportivos, de beneficencia, etc.
· Objetivo: Es el propósito o fin perseguido por el ente.
o Ente con fines de lucro: Procura obtener ganancias para sus propietarios y maximizarlas. P. ej.: Cualquier empresa.
o Ente sin fines de lucro: No fue creado para distribuir ganancias entre sus propietarios o asociados, sino para atender el bien común o de la sociedad de la que forma parte. P. ej.: Una fundación, los Bomberos Voluntarios, una institución religiosa, un club, un museo, etc.
El ente puede definirse también como una persona física o jurídica, o un grupo de ellas, que posee un patrimonio destinado al logro de ciertos fines.
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Organización, empresa y contabilidad
El concepto de ente conduce al de organización, y este al de empresa.
Una organización es un conjunto de personas que, con pautas comunes, utilizan recursos materiales para alcanzar un determinado fin. Son ejemplos de organizaciones: una familia, una escuela, un club, una empresa, un Estado…
La contabilidad forma parte del sistema de información de las organizaciones (con o sin fines de lucro). Por eso también puede ser definida como un sistema o subsistema de información sobre la situación patrimonial, económica y financiera de las organizaciones. Tal información puede ser histórica (del pasado), concomitante (del presente) o prospectiva (del futuro).
Entre las distintas organizaciones, encontramos un tipo especial, que es la empresa. Esta se dedica a la producción o al intercambio de bienes o servicios, persiguiendo fines de lucro. También puede definírsela como el ente que realiza alguna actividad de índole económica con el ánimo de obtener un lucro. Según la cantidad de dueños que tenga, será unipersonal (un propietario) o bien pluripersonal o societaria (dos o más propietarios o socios).
La secuencia normal de operaciones de una empresa (industrial) constituye lo que se denomina ciclo operativo, el cual puede simplificarse así: (1) comprar materias primas; (2) transformar las materias primas y producir nuevos bienes (fase no presente en la empresa comercial); (3) vender los bienes producidos; (4) cobrar las ventas efectuadas; (5) pagar las compras efectuadas.
Para cumplir con su ciclo operativo, toda empresa requiere recursos. Dentro de ellos es posible distinguir a los bienes (materiales e inmateriales) y los recursos humanos (plantel directivo y laboral).
La contabilidad, como disciplina, se ocupa especialmente de la empresa.
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